Días atrás, leyendo el artículo “The Psychology Behind Meeting Overload” publicado en Harvard Business Review, caí en la cuenta de que yo también había caído en la red de las reuniones improductivas. Y es que a veces, por mucho que conozcamos la teoría, dejamos de aplicarla.

A través del archivo de HBR di con una herramienta que publicaron tiempo atrás que te permite calcular el coste de una reunión basándose en la duración, el número de asistentes y los salarios. Según la calculadora, el coste de mi última reunión fue de 308 dólares. ¿Mereció la pena?

Si me conocéis sabréis que me gusta el concepto «afilar la sierra», así que hoy traigo una guía práctica, corta y muy útil para recordar cómo se deben organizar las reuniones para que sean productivas.

Recuerda que una reunión siempre debe ser participativa.
Si no lo es, es una presentación.

Organizar una reunión paso a paso

1. La preparación: lo primero y más importante es la preparación de la reunión. Muchas empresas definen reuniones de manera sistemática a las que la gente acude por rutina. Las reuniones se deben preparar con antelación, trabajando claramente los contenidos.
   
   
2. El momento: las reuniones se tienen que establecer en horarios en los que se eviten al máximo las potenciales interrupciones. Si vamos a contar con participantes que trabajan en remoto o en otras zonas horarias, piensa también en ellos.
   
   
3. El orden del día: antes de la reunión, todos los asistentes deben disponer de un orden del día para poderse preparar los temas con anterioridad. El orden del día especifica el lugar, la hora, los asistentes y los temas a tratar.
   
   Es crucial incluir únicamente, a ser posible, los temas que requieran debate. La información se puede compartir por otro canal antes o después de la reunión.
   
   Consejo: define los temas a tratar de manera que los asistentes sepan a qué se van a enfrentar. No es lo mismo decir “Revisión de ventas cruzadas” que “Debatir 3 medidas para fomentar la venta del producto X”.
   
   Incluir los tiempos es fundamental para gestionar las expectativas de los asistentes y mantener su atención hasta el final. De esta forma sabrán cuánto tiempo se le va a dedicar a cada tema y cuánto tiempo queda por delante.
   
   Consejo: debemos evitar que las reuniones duren más de 60 a 90 minutos. Será difícil mantener la atención de los asistentes si se supera ese tiempo.
   
   
4. La dirección: cuando dirigimos una reunión debemos estimular el debate. Para ello, puedes seguir los siguientes consejos:
   
   a) Prepárate las preguntas que quieres realizar.
   b) Lanza la pregunta y deja que los asistentes tengan tiempo de pensar en posibles respuestas.
   c) Supervisa la participación de los asistentes en remoto, si los hubiera. Dirígete a ellos de vez en cuando para captar su atención.
   d) Demuestra que escuchas parafraseando el contenido.
   e) Presta atención a las señales no verbales. Hay personas que no se atreven a participar. Interpreta sus gestos y anímalos a participar.
   f) Preocúpate de que al final de la reunión todos los participantes hayan compartido su opinión.
   g) Gestiona el tiempo para acabar la reunión en el plazo previsto.
   
   
5. El cierre: Dedica los 5 últimos minutos a resumir los acuerdos y compromisos que se hayan establecido. Revisa que cada compromiso tenga asignado a un responsable y una fecha.
   
   
6. El acta: Tras la reunión, comparte un acta con todos los asistentes donde se incluyan las conclusiones del cierre (acuerdos y compromisos, responsables y fechas).
   
   
7. El seguimiento: Haz seguimiento de los acuerdos y compromisos con los responsables en los tiempos acordados. De esa forma las reuniones ganarán credibilidad y los asistentes cada vez se implicarán más.

De la teoría a la práctica

Ahora que ya has “afilado la sierra”, márcate 3 objetivos para tu próxima reunión y asegúrate de cumplirlos. Sigue así hasta que tus reuniones sean perfectas.

Por último, si quieres seguir mejorando, puedes pedirle a los asistentes que evalúen los aspectos positivos y negativos de la reunión.

Foto de Christina Morillo en Pexels